La période d'essai

Une commune inscrite en libre-service essaie Communeo 30 jours gratuitement, à partir de la confirmation de l’inscription. Pendant l’essai, tout fonctionne : vous construisez le site, vous le mettez en ligne, vous invitez vos collègues.

L’inscription et l’approbation de la mairie

Sur la page d’inscription, choisissez votre commune et indiquez votre nom et votre adresse e-mail. Un lien vous est envoyé : il confirme votre adresse.
En cliquant sur ce lien, vous choisissez votre mot de passe et arrivez dans l’assistant de démarrage. L’essai commence.
Pour vérifier que la demande vient bien de la commune, Communeo écrit à l’adresse officielle de la mairie, celle que connaît l’Annuaire de l’administration. La personne qui ouvre cette boîte approuve la création du site, ou la refuse si la mairie n’en est pas à l’origine : le site est alors retiré d’internet et ses contenus supprimés.

Vous n’avez pas à attendre la réponse : vous travaillez dans l’administration tout de suite et vous pouvez mettre le site d’essai en ligne sur son adresse Communeo, avec les mêmes limites que pendant tout l’essai (voir ci-dessous). En attendant l’approbation, un bandeau le rappelle en haut de l’administration ; un administrateur peut y renvoyer la demande à la mairie, par exemple si le message est parti dans les indésirables. Le lien envoyé à la mairie est valable 7 jours.

Il n’y a rien à approuver si vous vous inscrivez avec l’adresse officielle de la mairie, ou avec une adresse du même domaine (par exemple secretariat@mairie-saint-aubin.fr quand l’adresse officielle est mairie@mairie-saint-aubin.fr). Les messageries ouvertes à tous (orange.fr, gmail.com…) ne comptent pas comme le même domaine. Si l’Annuaire ne connaît pas d’adresse pour votre mairie, c’est l’équipe Communeo qui vérifie la demande.

Le site pendant l’essai

Le site est publié sur son adresse Communeo, par exemple saint-aubin-sur-loire.communeo.fr. Tant que dure l’essai :

un bandeau Site en préparation s’affiche en haut de chaque page, pour que les habitants sachent que le site n’est pas terminé ;
les moteurs de recherche ne l’indexent pas : il n’apparaît pas dans Google ;
le domaine personnalisé (l’adresse de la commune) n’est pas disponible : il vient avec le passage en live.

Au passage en live, le site est remis en ligne aussitôt, sans bandeau, et devient visible des moteurs de recherche.

Les jours restants

Un bandeau en haut de l’administration indique les jours d’essai restants et la date de fin. Il passe en orange pendant la dernière semaine.

Les administrateurs de la commune reçoivent un e-mail de rappel 7 jours puis 1 jour avant la fin de l’essai.

Passer en live

Pour garder le site en ligne après l’essai, cliquez sur Passer en live dans le bandeau. L’écran présente :

l’offre : un abonnement annuel, sans frais de mise en service, dont le prix dépend de la population de la commune (population municipale INSEE) ;
ce qui change au passage en live ;
le devis et bon de commande, à valider en ligne.

Pour valider le devis :

Vérifiez le SIRET, l’adresse de la mairie et l’e-mail de facturation.
Indiquez le nom et la qualité du signataire : le maire, ou une personne ayant délégation.
Voir le devis (PDF) montre le document avec votre saisie.
Cochez la case, puis Valider le devis.

Le devis validé est numéroté et daté ; il porte le nom du signataire, l’heure et l’adresse de connexion de la validation. Il reste téléchargeable depuis l’écran Passer en live.

L’équipe Communeo vérifie le devis, puis passe votre commune en live : vous recevez un e-mail de confirmation. Le site est mis en ligne sans attendre le paiement ; la facture, émise au passage en live, est déposée sur Chorus Pro et se règle par virement. Tant que l’équipe n’a pas répondu, l’essai est suspendu : il ne se termine pas, aucun rappel de fin d’essai ne part, et le bandeau indique « Devis signé, en attente de validation par l’équipe Communeo » à la place des jours restants. Si l’équipe ne peut pas valider le devis, elle vous écrit pourquoi, et vous pouvez en valider un nouveau : l’essai reprend, avec au moins 7 jours devant lui (un rappel part la veille de la fin).

À la fin de l’essai

Sans passage en live, à la fin des 30 jours :

le site est retiré : il n’est plus en ligne ;
l’administration passe en lecture seule : vous consultez vos contenus, mais rien ne peut être modifié ni mis en ligne ;
vos contenus, vos fichiers et vos comptes sont conservés six mois. Un e-mail vous prévient un mois avant leur suppression définitive.

Vous pouvez toujours valider le devis : dès que l’équipe a passé la commune en live, l’administration redevient modifiable et le site est remis en ligne aussitôt.