Équipe Communeo

Réservé à l’équipe Communeo. L’espace Plateforme gère toutes les communes.

• Communes : créer une commune (l’administrateur reçoit une invitation et arrive dans l’assistant), consulter sa fiche, suspendre une commune (ses utilisateurs ne peuvent plus se connecter, plus aucune mise en ligne), ou la supprimer tout de suite (Supprimer la commune…, en tapant son nom : site retiré, contenus, fichiers et comptes supprimés, factures et devis conservés ; impossible pour une commune qui a payé un abonnement, le bouton est alors désactivé). Une commune peut aussi demander sa suppression : la fiche affiche la date prévue, avec Annuler la suppression… et Supprimer maintenant… ; l’équipe reçoit un e-mail à la demande, à l’annulation et à la suppression. La carte Export des données de la fiche prépare et télécharge l’archive des données de la commune.

• À valider : les inscriptions pas encore approuvées et les passages en live demandés, avec le devis validé par la commune (PDF). Une commune inscrite est déjà en essai et peut avoir mis son site d’essai en ligne : sans adresse de mairie dans l’Annuaire, c’est à l’équipe de vérifier ; sinon la mairie n’a pas encore répondu à l’e-mail envoyé à son adresse officielle, et l’équipe peut approuver à sa place après l’avoir contactée. Valider… approuve l’inscription (l’essai continue) ou passe la commune en live ; Refuser… envoie un motif par e-mail et, pour une inscription, supprime la commune commencée et retire son site d’essai. Le compteur de la navigation indique ce qui attend. L’équipe reçoit aussi un e-mail à chaque nouvelle commune en essai, inscription à vérifier, réponse d’une mairie et demande de passage en live.

• Support : les demandes envoyées par les communes depuis le bouton « Support » de leur administration (problème, question, assistance), filtrées par statut (à traiter, nouvelles, en cours, résolues), par type et par recherche (objet, référence, commune, auteur). Une demande montre le contexte joint par l’administration de la commune (page, navigateur, version), le fil des messages et les pièces jointes ; Envoyer répond (la réponse part par e-mail à l’auteur et s’affiche dans l’administration de la commune), la case « Marquer la demande comme résolue » la résout du même coup, et le statut se change à tout moment. Le compteur de la navigation indique les demandes nouvelles ; chaque membre de l’équipe reçoit aussi un e-mail à chaque nouvelle demande et à chaque nouveau message d’une commune. La fiche d’une commune mène à ses demandes.

• Facturation : les factures sont émises automatiquement au passage en live (montant du devis accepté), puis à chaque échéance annuelle. L’écran montre ce qui est facturé, encaissé, à encaisser, en retard et à déposer sur Chorus Pro. Pour chaque facture : Déposée sur Chorus Pro… (date, numéro de flux), Marquer payée… à réception du virement (date, montant), Relancer la commune…, Annuler par un avoir… (motif obligatoire, l’avoir est envoyé à la commune). Les relances partent seules 7 et 30 jours après l’échéance ; la dernière prévient l’équipe par e-mail. Une commune qui résilie : Arrêter le renouvellement…. Une commune passée en live sans facture apparaît en tête de l’écran. Les coordonnées de Communeo (dont l’IBAN) viennent des variables COMMUNEO_* du serveur ; s’il en manque, l’écran le signale.

• Communes de test : une commune inscrite avec une adresse de test (SIGNUP_TEST_EMAILS) est une commune de test (case « Facturer comme une commune de test » sur sa fiche, modifiable par l’équipe). Ses devis, factures et avoirs sont numérotés à part (TEST-DEV-…, TEST-FAC-…, TEST-AV-…) et portent la mention « Document de test, sans valeur » : ils ne prennent jamais un numéro de la vraie suite, ne sont ni relancés ni renouvelés, et ne comptent pas dans les indicateurs. Dans l’écran Facturation, ils sont masqués : cochez Afficher les documents de test pour les voir, avec le badge Test.

• Référencement : sur la fiche d’une commune en live, Vérification Google Search Console reçoit le code de la méthode « Balise HTML » (ou la balise entière) ; il est posé sur le site à la prochaine mise en ligne, et l’équipe suit le référencement depuis son propre compte Search Console, sans que la commune touche à son DNS. Le reste est automatique : titre « Mairie de … – site officiel », descriptions, image de partage aux couleurs du thème, plan du site.

• Période d’essai : la liste signale les communes en essai (jours restants), à l’essai terminé ou qui ont demandé le passage en live ; l’équipe reçoit un e-mail à chaque demande. Sur la fiche, Passer en live… termine l’essai (un site retiré est remis en ligne) et Prolonger l’essai… ajoute 7, 15 ou 30 jours. Une commune créée par l’équipe est en live d’emblée.

• Ouvrir l’administration d’une commune pour l’aider : les actions faites ainsi sont signalées dans son journal.

• Utilisateurs de toutes les communes, statistiques et journal de la plateforme.