Documents officiels

Les documents officiels vous permettent de mettre à disposition des citoyens les actes administratifs de votre commune : procès-verbaux, délibérations, arrêtés, documents d’urbanisme et budgets. Cette page vous guide à travers la publication, le classement et la gestion de ces documents.

Liste des documents

Les documents sont affichés sous forme de cartes dans une grille. Chaque carte présente :

Des badges indiquant le statut (Brouillon, Publié, Archivé) et le type de document (couleur selon la catégorie)
Le titre du document
La description (tronquée sur deux lignes, si renseignée)
La date du document et l’année
Le numéro de référence (si renseigné)
Un indicateur de fichier joint

Un menu contextuel (icône ···) sur chaque carte propose les actions suivantes :

Modifier — Ouvrir le formulaire d’édition
Voir — Afficher la page de détail
Publier — Publier le document (si en brouillon)
Archiver — Archiver le document (si non archivé)
Supprimer — Supprimer le document

Types de documents

Dix types de documents sont disponibles, regroupés par couleur :

Conseil municipal (bleu) — Procès-verbal de conseil municipal, Délibération
Urbanisme (vert) — PLU (Plan Local d’Urbanisme), SCoT (Schéma de Cohérence Territoriale), Carte communale
Finances (orange) — Budget primitif, Compte administratif, Rapport d’Orientations Budgétaires (ROB)
Réglementation (rouge) — Arrêté
Divers (gris) — Autre

Filtrer et trier

Cinq contrôles vous permettent d’affiner l’affichage :

Recherche — Filtrer par mot-clé dans le titre
Statut — Publié, Brouillon ou Archivé
Type — Filtrer par type de document
Année — Filtrer par année (liste des 10 dernières années)
Trier par — Date du document, Titre, Date de création ou Année
Ordre — Croissant ou Décroissant

Créer un document

Cliquez sur le bouton Nouveau document en haut de la liste
Remplissez le formulaire (voir les sections ci-dessous)
Cliquez sur Créer

Informations

Titre (obligatoire) — Le titre du document
Slug (obligatoire) — L’identifiant URL, généré automatiquement à partir du titre
Description — Un résumé du contenu du document
Numéro de référence — Référence interne (ex : “DEL-2024-042”)

Classification

Type de document (obligatoire) — Sélectionnez parmi les dix types disponibles
Année (obligatoire) — L’année du document (entre 1900 et 2100)
Date du document (obligatoire) — La date officielle du document
Date de session — La date de la session ou réunion associée (optionnel)
Statut — Détermine la visibilité du document :
- Brouillon (jaune) — Non visible sur le site
- Publié (vert) — Visible sur le site après déploiement
- Archivé (rouge) — Retiré du site

Fichiers

Document principal (PDF) (obligatoire à la création) — Le fichier PDF du document officiel. Lors de la modification, le fichier existant est conservé sauf si vous en sélectionnez un nouveau.
Annexes (optionnel) — Fichiers complémentaires au format PDF, JPG ou PNG. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.

Modifier un document

Depuis la liste, cliquez sur le menu ··· d’une carte, puis sur Modifier.

Le formulaire s’affiche avec les données existantes. Le fichier PDF actuel est indiqué par son nom. Effectuez vos modifications, puis cliquez sur Mettre à jour.

Publier et archiver

Publier un document

Deux méthodes :

Depuis la liste : cliquez sur le menu ··· → Publier
Depuis le formulaire : changez le statut en Publié, puis cliquez sur Mettre à jour

Archiver un document

Deux méthodes :

Depuis la liste : cliquez sur le menu ··· → Archiver
Depuis le formulaire : changez le statut en Archivé, puis cliquez sur Mettre à jour

Supprimer un document

Depuis la liste, cliquez sur le menu ··· → Supprimer.

Un dialogue de confirmation s’affiche avec le titre du document et le message “Cette action est irréversible.” Cliquez sur Supprimer pour confirmer ou Annuler pour revenir en arrière.

Pour aller plus loin

Conformité légale — Suivre vos obligations réglementaires de publication
Médiathèque — Gérer les fichiers et images de votre site
Pages — Créer des pages statiques complémentaires
Déploiement — Publier les modifications sur votre site
Astuces — Conseils pour tirer le meilleur parti de Communeo